Έχοντας γνώση πόσο σημαντική θεωρείται η ασφάλεια για εσάς, την ηγεσία σας αλλά και τους συμμετέχοντες στο συνέδριο που προετοιμάζεται , εμείς θα μοιραστούμε με σας το ενδιαφέρον να παρέχεται ένα ασφαλές περιβάλλον στο οποίο θα μπορέσετε να συναντηθείτε με τους συνέδρους σας  και να επιτελέσετε απρόσκοπτα το έργο σας. Για τον σκοπό  αυτό, να είστε σίγουροι ότι το προσωπικό μας είναι άρτια εκπαιδευμένο και σε ετοιμότητα σε περίπτωση καταστροφών και διαδικασίες έκτακτης ανάγκης ανταπόκρισης.

Στην Ελλάδα μια Εταιρεία Παροχής Υπηρεσιών Ασφάλειας δεν δύναται να έχει ένοπλους υπαλλήλους βάσει νόμου. Για τον παραπάνω λόγο πρέπει να προλαμβάνειν παρά να θεραπεύειν.

Οι εταιρείες παροχής υπηρεσιών ασφαλείας αναφέρονται στο προσωπικό τους ως αναδόχους ασφαλείας. Οι υπηρεσίες και η κατάρτιση του προσωπικού τους είναι τυπικά παρόμοια της ασφάλειας της κυβέρνησης, του στρατού, της αστυνομίας αλλά συχνά σε μικρότερη κλίμακα.

Η αποστολή μιας Εταιρείας Παροχής Υπηρεσιών Ασφαλείας είναι να καταστείλει τις ανησυχίες των πελατών της σχετικά με το βαθμό ασφαλείας ενός μεγάλου συνεδριακού κέντρου παρέχοντας εξαίρετη εξυπηρέτηση σε αυτούς και δείχνοντας την υψηλή κατάρτιση αλλά και την σε βάθος εκπαίδευση των στελεχών της.
Τα κλειδιά της επιτυχίας της σε αυτόν τον τομέα είναι:

• Να ακούμε προσεκτικά τις ανησυχίες και τους στόχους των πελατών μας για να δημιουργηθούν εξατομικευμένα «πακέτα» υπηρεσιών ασφαλείας.
• Να γνωρίζουμε και να καταλαβαίνουμε τι ακριβώς ο πελάτης δεν γνωρίζει. Πως θα το δείξουμε στον πελάτη; Καταθέτοντας στο τραπέζι των συζητήσεων την βαθιά τεχνογνωσία μας σε θέματα ασφαλείας καθώς  επίσης την γνώση μας στα θέματα των  νομικών ρυθμίσεων που διέπουν την διαδικασία αλλά και την ευθύνη που διακατέχει την εταιρεία μας.
• Να παραθέτουμε και να επιδεικνύουμε, την εκπαίδευση των στελεχών μας η οποία διατηρείται και αναπτύσσεται σε καθημερινή βάση αλλά και τις πιστοποιήσεις της ίδιας της εταιρείας.
• Και τέλος η παρακολούθηση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών φύλαξης για να μπορούμε να προσφέρουμε την πλήρη διασφάλιση της ποιότητας.

Οι ευθύνες μιας Εταιρείας Παροχής Υπηρεσιών Ασφάλειας για την φύλαξη συνεδριακών χώρων είναι:

• Η φυσική αλλά και διαδικαστική ασφάλεια των δημόσιων χώρων καθώς και των τομέων όπου δεν επιτρέπεται μη εξουσιοδοτημένο προσωπικό. Θα πρέπει να διασφαλιστεί η απρόσκοπτη λειτουργία του Συνεδρίου κατά την είσοδο – έναρξη, τις ημέρες που παράγεται έργο (και καθ’ όλη την διάρκεια των ημερών που διεξάγεται το συνέδριο) αλλά και στην έξοδο και λήξη του.
• Θα πρέπει να συζητηθούν οι διαδικασίες που θα λάβουν χώρα σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, να βρεθούν και να σχεδιαστούν διαδρομές εκκένωσης, όπως επίσης να εκτιμηθεί και να υπολογισθεί κάθε πιθανός κίνδυνος που μπορεί να διαταράξει την ομαλή λειτουργία του συνεδριακού χώρου αλλά και κατ’ επέκταση των συνέδρων.
• Η ασφάλεια όλων των επιτρεπόμενων χώρων, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων όπως λειτουργίες ασφαλείας, ξεκλείδωμα όλων των επιτρεπόμενων χώρων στο κοινό  κατά την διάρκεια της ημέρας του event, την στήριξη και την υποστήριξη ΑμΕΑ, τον έλεγχο των πιθανών κινδύνων, την διαδικασία έκτακτης ανάγκης, την ελάττωση  και την αναφορά τυχόν κλοπών και απωλειών, και την παραπομπή αυτών που έχουν να υποβάλλουν μηνύσεις στην τοπική αστυνομική υπηρεσία.
• Η ανάπτυξη και η διαχείριση του σχεδίου ασφαλείας του συνεδριακού κέντρου.
• Πρέπει να λαμβάνονται υπόψη όλες οι διαθέσιμες ή προβλέψιμες πληροφορίες που μπορούν να επηρεάσουν την επιτυχή και ασφαλή διεξαγωγή του συνεδρίου. Αυτό συμπεριλαμβάνει, αλλά δεν περιορίζονται μόνο σε παρελθόντα γεγονότα, εκθέσεις πληροφοριών, αναμενόμενη προσέλευση και γραμμή ελέγχου, την συνεχή εκτίμηση της κατάστασης  και προσαρμογή του σχεδίου ασφαλείας ανάλογα με τις περιστάσεις, έλεγχος πρόσβασης και πιστοποίησης αυθεντικότητας, αναπτύξεις προσωπικού και γενική ασφάλεια στον χώρο.
• Η διασφάλιση ότι το προσωπικό της Εταιρείας Παροχής Υπηρεσιών Ασφάλειας έχει όλα τα διαπιστευτήρια και πιστοποιήσεις που απαιτούνται για την φύλαξη μεγάλων συνεδριακών χώρων.
• Η διασφάλιση της άρτιας εκπαίδευσης , της σωστής συμπεριφοράς που αρμόζει σε τέτοιες περιστάσεις, των ενιαίων προτύπων, του επαγγελματισμού,  και την τήρηση των νομικών απαιτήσεων όλου του διαθέσιμου προσωπικού που θα αναλάβει την ασφάλεια του χώρου.
• Ο αποτελεσματικός έλεγχος του πλήθους καθώς και της γραμμής ελέγχου.
• Ο έλεγχος του ανοίγματος και κλεισίματος των εισόδων όπου εισέρχονται εμπορεύματα για την διεξαγωγή του συνεδρίου.
• Η άμεση επικοινωνία με το Σταθμό Πρώτων Βοηθειών για κάθε επείγουσα ιατρική κατάσταση, αναφορά έκτακτης ανάγκης ή αντιλαμβανόμενους τραυματισμούς ή απώλειες.
• Η πρόληψη για την απαγόρευση εισόδου σε μη εξουσιοδοτημένους χώρους του συνέδριου.
• Η επιμόρφωση όλου του προσωπικού ασφαλείας ώστε να μπορεί να βοηθήσει άτομα με ειδικές ανάγκες να έχουν πλήρη πρόσβαση στους χώρους του συνεδρίου.
• Η διασφάλιση ότι όλοι οι δημοσιογράφοι, φωτογράφοι αλλά και καμεραμάν θα πρέπει να συμμορφώνονται στο σχέδιο ασφαλείας που έχει εκπονηθεί για τον συνεδριακό χώρο, χωρίς αντιδράσεις. Επίσης θα πρέπει να ενημερωθεί το προσωπικό ασφαλείας για τον τρόπο που θα πρέπει να χειριστεί τυχόν ατυχές περιστατικά, όπως διαπληκτισμοί, αντιδράσεις, κ.α.
• Η συνεννόηση με τα κατά τόπους αστυνομικά τμήματα για την εκδήλωση που θα λάβει χώρα στο συνεδριακό χώρο ώστε να συνδράμουν με την παρουσία τους, έστω και αν αυτή δεν είναι άμεση. Επίσης θα πρέπει να ενημερώνεται από τον επικεφαλής της ασφάλειας  του χώρου, το αστυνομικό τμήμα που είναι υπεύθυνο για την περιοχή ώστε οποιοδήποτε πρόβλημα παρουσιαστεί και ξεπερνά τα όρια της νομιμότητας να μπορέσει να επέμβει.
• Η παρακολούθηση, 24ωρη, από τις κάμερες του συνεδριακού χώρου όλων των εξουσιοδοτημένων και μη χώρων για το προσωπικό  και τους σύνεδρους, είναι ο μόνος τρόπος για να προλαμβάνονται προβλήματα που τυχόν θα επηρεάσουν την εκδήλωση. Η παρακολούθηση θα πρέπει να γίνεται από monitors, σε χώρο μη εξουσιοδοτημένο παρά για ελάχιστο προσωπικό, σε συνεννόηση με το υπάρχον προσωπικό του συνεδριακού χώρου και με την επιτελική ή ουσιαστική βοήθεια του προσωπικού ασφαλείας της Εταιρείας Παροχής Υπηρεσιών Ασφάλειας.
• Η 24ωρη  παρακολούθηση των χώρων στάθμευσης πέριξ ή ακόμα και υπογείως του συνεδριακού χώρου είναι ζωτικής σημασίας για την αποφυγή τυχόν τρομοκρατικών επιθέσεων, δολιοφθορών σε ιδιωτική περιουσία, αλλά και κλοπές.
• Η ενημέρωση του τοπικού Πυροσβεστικού Σταθμού για την εκδήλωση (συνέδριο) αλλά και ο σχεδιασμός εκκένωσης του συνεδριακού κέντρου σε περίπτωση πρόκλησης πυρκαγιάς είναι μία από τις ευθύνες της Εταιρείας Παροχής Υπηρεσιών Ασφαλείας.
• Η επάνδρωση εξωτερικού περιπόλου πεζοπόρου αλλά και εποχούμενου όλο το 24ωρο (πέριξ του συνεδριακού κέντρου) , το οποίο θα επιβλέπει για τυχόν ζημιές, ξεχασμένες πόρτες ανοικτές – ξεκλείδωτες, ύποπτα αντικείμενα, «περίεργους» ανθρώπους αλλά και για την πρόληψη τρομοκρατικών ενεργειών.
• Η αποφυγή συνωστισμού στο lobby του συνεδριακού κέντρου κατά την είσοδο των συνέδρων. Η καθημερινή είσοδος στο συνέδριο πρέπει να γίνεται από τα συστήματα πρόσβασης, γραμμή ελέγχου, και πρέπει να είναι οργανωμένη, επαγγελματική, χωρίς άγχος αλλά και γρήγορη.   Εδώ θα πρέπει να προσεχθεί πως στο ίδιο συνεδριακό κέντρο μπορεί το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα να λαμβάνουν χώρα πάνω από ένα μεγάλα συνέδρια. Αν υπολογίσουμε για παράδειγμα την χωρητικότητα του Βελλίδειου Συνεδριακού Κέντρου στη Θεσσαλονίκη, του μεγαλύτερου συνεδριακού κέντρου αυτή την στιγμή στην χώρα, το οποίο έχει την δυνατότητα περίπου τριών συνεδρίων την ίδια χρονική στιγμή. Οπότε η αποφυγή συνωστισμού στο lobby αλλά και ο σωστός έλεγχος χωρίς να δημιουργούνται ενοχλήσεις, αλλά και τηρώντας επακριβώς το σχέδιο ασφαλείας που εκπονήθηκε, όλων των συνέδρων είναι αυτά που θα κερδίσουν τις εντυπώσεις και θα δημιουργήσουν ευχάριστα συναισθήματα στους παρευρίσκοντες.
• Και τέλος η διασφάλιση των χώρων πάρκινγκ. Το προσωπικό ασφαλείας που βρίσκεται και έχει οριστεί να φυλάξει τον χώρο του πάρκινγκ του συνεδριακού κέντρου είναι υπεύθυνο επίσης για τυχόν παράνομες σταθμεύσεις στις εισόδους και εξόδους του. Επίσης είναι υπεύθυνο για την άμεση ρυμούλκηση των παράνομα σταθμευμένων οχημάτων ενημερώνοντας άμεσα την τροχαία. Οι πολιτικές στάθμευσης ποικίλουν από πελάτη σε πελάτη